第一条  为强化行政处罚案件档案管理，规范执法办案工作，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《工商行政管理机关行政处罚程序规定》和国家有关档案管理的规定，制定本制度。

第二条  行政处罚案件档案是指按照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它具有历史凭证和日常查考的作用。

第三条  行政处罚案件档案包括一般程序处罚案件档案和简易程序处罚案件档案。

第四条  一般程序行政处罚案件档案实行“一案一档一号”的立卷原则，简易程序案件可以合并立卷。

各级工商行政管理机关必须严格按照要求，做好立卷归档工作。

第五条  在办案过程中，办案人员应注意收集案件材料，案卷文书要齐全，手续要完备。

第六条  各类文书要统一用打印、复印或者毛笔、钢笔书写，做到字迹工整、清楚、填写内容齐全、准确、不涂改，若有涂改需加盖公章。

第七条  行政处罚案卷的装订，按照《工商行政管理机关行政处罚程序规定》的要求，做到一案一卷，可以分正卷、副卷。

第八条  行政处罚案卷正卷按下列顺序装订：

（一）立案审批表；

（二）行政处罚决定书；

（三）对当事人制发的其他法律文书；

（四） 送达回证；

（五）听证笔录；

（六）财物处理单据；

（七）其他有关材料。

第九条 行政处罚案卷副卷按下列顺序装订顺序：

（一）投诉、申诉、举报等案源材料；

（二）案件调查终结报告及批件；

（三）核审意见；

（四）听证报告；

（五）其它有关材料。

第十条  行政处罚案卷装订应当采用三钉一线的装订方法，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。

第十一条  案卷装订每卷不超过2公分或者200页，过多时应分正、副卷订卷。

第十二条  案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：

（一）对破损或者褪色的材料，应当进行修补或者复制；

（二）装订部位过窄或者有文字的材料，应当用纸加衬边；

（三）纸张过小的材料，应当加贴衬纸；

（四）纸张大于卷面的材料，应当按照卷宗大小折叠整齐；

（五）需要附卷的信封打开放平并保留邮票（戳）；

（六）随卷归档的音像材料等证据应当放入证据袋中，并在证据袋上用文字说明证据名称、数量、摄像或者录音的对象、时间、地点和责任者等，同时应当用文字说明主要内容。

第十三条  适用一般程序的行政处罚案件，自行政处罚决定书送达之日起满三个月尚未发生行政复议、行政诉讼的，办案机构应于5日内完成立卷工作；

在法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后5日内完成立卷工作。

第十四条  全市各级办案机构年度内办理的行政处罚案件完成立卷工作后，要妥善保管，每年年底前统一交同级法制部门登记后移交档案室保管。

第十五条  行政处罚案件档案属于专业档案，档案管理人员应建立行政处罚档案查（借）阅制度和查（借）阅登记簿。查（借）阅档案必须履行一定的标准和登记手续。

第十六条  案卷为涉密资料，无关人员不得借阅。

上级工商行政管理机关可以调阅下级工商行政管理机关的案卷。

第十七条  公安、检察院、法院等有关单位因工作需要要求查阅案卷档案时，应出具正式查阅函件，并出示查询人员有效证件，经档案管理机构负责人批准，可查阅案卷。

第十八条  凡经批准允许查阅的案卷档案，需要摘抄或复印所查阅的内容时，须写明复印用途，经机关负责人批准。

第十九条  案卷档案一般不得外借，因特殊情况确需外借，须经机关负责人批准。借出时要办理正式借阅手续。案卷借阅时间一般不得超过三天，特殊情况经机关负责人批准可适当延长。

借出的案卷档案不得转借其他的单位或个人使用。

第二十条  任何人不得擅自拆解、涂改、增加或抽取案卷材料。

第二十一条  对查阅或借出的案卷档案，要及时催还。还回时如发现案卷档案被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向机关负责人汇报并及时追查。

第二十二条  档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。

不得违反规定向任何单位和个人提供案卷档案或者泄露案卷档案的内容。

不得将档案材料随意带出档案管理地或带到其他公共场所。

第二十三条  案卷管理人员应当履行下列职责：

（一）负责案卷的接收、审核、保管、利用、编研和统计工作；

（二）负责日常档案、资料的借阅和管理，确保档案的完整与安全；

（三）与案卷管理有关的其他工作。

第二十四条  行政处罚档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

第二十五条  行政许可、行政复议、行政赔偿案件档案管理参照本制度执行。

第二十六条  本制度自发布之日起施行。